Глава "Қазтеміртранс" об автоматизации: Сотрудники больше внимания уделяют предмету, а не рутине

2020 год стал сложным для мирового рынка железнодорожных перевозок. Затронуло это и Казахстан. Из-за введения в стране режима чрезвычайного положения и карантинных мер работа части предприятий приостановилась, объемы перевозок снизились.

В таких условиях компания "Қазтеміртранс" сумела на 60% сохранить объемы загрузки своего парка вагонов. Это стало возможно благодаря внедрению проектов по автоматизации и цифровизации, которые упрощают и при этом делают эффективнее работу специалистов компании.

Было ли внутри "Қазтеміртранса" сопротивление цифровым изменениям и как они помогли повысить конкурентоспособность компании на рынке с большим числом "частников"? Ответы на эти вопросы – в интервью с генеральным директором компании Дауреном Бимовым.

- Даурен Оралсынович, прошло чуть больше года с момента вашего прихода в "Қазтеміртранс". Уже тогда, в 2019 году, вы заявили о планах провести преобразования в компании. Какой она была к моменту вашего прихода? Какие основные проблемы в работе, состоянии компании вы видели?

Акционерное общество "Қазтеміртранс" вплоть до конца 2018 года было собственником парка грузовых вагонов, но занималось только поддержанием технического состояния вагонов, то есть их ремонтом.

Чтобы использовать парк грузовых вагонов, руководство нашей материнской компании – "Қазақстан темір жолы" приняло решение с 1 февраля передать "Қазтеміртранс" функции оператора грузовых вагонов и транспортной экспедиции от АО "КТZ-Express". Этим теперь компания и занимается – она стала самостоятельным оператором вагонного парка.

В должность генерального директора компании я вступил в марте прошлого года. Начал с разбора структуры компании, ее функционала, методов работы и понял, что для повышения конкурентоспособности на рынке операторов вагонов нам нужно сделать акценты сразу на несколько вещей: создание клиентоориентированной компании, систему тарифообразования, обеспечение доступности, эффективности, качества предоставляемых услуг, развитие IT-сервисов для клиентов и работников компании.

- С чего вы решили начать преобразования, по каким направлениям? В чем суть и цель этих изменений? Есть ли уже первые итоги этой работы?

В первый же месяц мы наладили 100%-ный контроль над своими вагонами. Не зная статус передвижения своих вагонов, невозможно контролировать себестоимость и сохранять доходность.

Благодаря оптимизации бюджета, переговорам с поставщиками и фокусированию на конкретных бизнес-проблемах, мы смогли в два раза сократить затраты на IT-сопровождение, но при этом лучше раскрыть возможности и эффективность использования автоматизированных систем.

Автоматизация бизнес-процессов заметно помогла упростить работу менеджеров. Проведенные нами опросы среди сотрудников в первые месяцы работы получили оценку 8,5 из 10. Это означает, что внедряемые системы реально работают, облегчая работу рядовых менеджеров, повышая скорость и достоверность обработки данных и снижая влияние человеческого фактора.

- "Қазтеміртранс" теперь не только сдает подвижной состав в аренду, но и сам выступает его оператором. Как это отразилось на финансовых показателях, структуре компании? Специалисты справляются с увеличившимся объемом работ?

Как известно, раньше около 30 из 50 тысяч находились в аренде. Сейчас "Қазтеміртранс" само управляет этим парком подвижного состава, среди вагонов основную часть составляют полувагоны, крытые, универсальные платформы и прочие. В аренде остался только специализированный подвижной состав.

На момент передачи нам оперирования вагонами ситуация на этом рынке складывалась непросто. Преимущества были у частных операторов – более новый подвижной состав, легкость и гибкость в принятии решений. Поэтому перед нашей компанией первой задачей стало повышение конкурентоспособности.

Этот шаг положительно сказался на финансовых показателях и в целом структуре компании. По итогам 2019 года "Қазтеміртранс" удалось увеличить свою долю на рынке Казахстана на 2%, повысить доходность вагонного парка от самостоятельного оперирования в среднем на 20%, снизить коэффициент порожнего пробега и при этом оптимизировать накладные расходы.

Это стало возможным благодаря принятой стратегии клиентоориентированности, которая позволила улучшить сервис, а также оптимизировать и цифровизировать бизнес-процессы.

Параллельно шла работа по изменению структуры компании. Был усилен основной коммерческий блок, а также блоки логистики и маркетинга. Также приступили к оптимизации внутренних бизнес-процессов, внедрили новые регламенты для создания условий работы у фронт-офиса. Как результат, были заключены более 3 тысяч договоров на предоставление услуг оператора вагонов и транспортной экспедиции, 19 договоров по сервисному контракту.

Отдельно нужно отметить заключение долгосрочного сервисного контракта с грузовладельцами. Сейчас у нас есть стандартный прейскурант и фиксированные тарифы, закрепленные в сервисных контрактах с крупными грузовладельцами. Преимущества такого контракта – гарантированный объем и 100%-ное обеспечение вагонами плюс фиксация цены. В случае накладок с поставкой вагонов с нашей стороны, мы готовы нести штрафные санкции. Однако если грузовладелец не предъявит к перевозке заявленные объемы груза, ему тоже выставят штраф. Другими словами, сервисный контракт предусматривает взаимные обязательства.

Также у нас есть специальное подразделение, которое занимается мониторингом рынка. Оно ежемесячно проводит анализ, поэтому "Қазтеміртранс" будет следовать за рынком, а не идти против него. Уже сейчас мы понимаем, что 2020 год будет достаточно тяжелым для операторских компаний из-за профицита вагонов. Наша задача – оперативно реагировать на то, как поведет себя рынок, чтобы объем перевозок наших грузов рос.

Поэтому по тарифной политике мы будем гибкими. Возможно, введем какие-то вещи, связанные с сезонными изменениями. Доля рынка для нас очень важна, мы будем поддерживать ее в "низкий" сезон, а в "высокий" – играть на споте, в принципе, как любая нормальная коммерческая компания.

- Внедряет ли ваша компания проекты по цифровизации и автоматизации? Можете привести примеры? Какой от них эффект, в том числе финансовый, каковы были затраты?

Да, мы активно внедряем в компании проекты по автоматизации бизнес-процессов.

В 2019 году была разработана и утверждена "Дорожная карта" по автоматизации бизнес-процессов, внедрена автоматизированная система «СТЖ-Комплекс», реализована интеграция "СТЖ-Комплекс" и "АСУ ДКР", Тарифный калькулятор. В этом году успешно внедрен Личный кабинет, онлайн-сервис для клиентов компании, синхронизация и обмен данными Личного кабинета и "СТЖ- Комплекс".

Кроме этого, в компании внедряются проекты по интеграции существующих информационных систем, реализована интеграция "ИС Фаворит" (бухгалтерская система) и "СТЖ-Комплекс", а также интеграция "ИС Фаворит" с порталом "Электронные счёт-фактуры". Цель этой интеграции – обмен пакетом финансовых документов между системами. Также в 2019 году "Қазтеміртранс" внедрило аналитическую платформу от Microsoft – "Power BI" для анализа и визуализации данных, которую специалисты активно используют.

Закупленная ранее IT-система "СТЖ-комплекс" (СТЖ) была доработана и интегрирована с системой ҚТЖ - "АСУ ДКР". Это позволили нам обеспечить удобство и скорость работы для клиентов, а также сократить риск человеческого фактора, значительно ускорить и облегчить работу менеджеров "Қазтеміртранса".

Также мы автоматизировали отчеты, которые установлены в каждом планшете и смартфоне наших ТОП-менеджеров, благодаря абсолютно бесплатной IT-технологии "Power BI". Отчеты синхронизированы с системой "СТЖ-Комплекс", откуда можно получить нужную информацию и выстроить заданные нами графики. Благодаря этому я и другие топ-менеджеры в режиме онлайн могут контролировать ключевые показатели работы. Это позволяет нам быстро реагировать и принимать правильные управленческие решения.

Результаты внедрения обычно сводятся к тому, что сотрудники начинают больше внимания и времени уделять предмету, а не рутине. Сотрудники готовы браться за новые задачи и принимать на себя новые полномочия. Отпадает необходимость увеличения численности подразделений, занимающихся внутренними бизнес-процессами.

Растут компетенции и ценность сотрудников, мы снижаем объемы рутинной работы, тем самым повышаем скорость решения задач, снижается уровень технических ошибок, что ведёт к повышению достоверности получаемых результатов. Автоматизация сегодня выступает как фактор, оказывающий влияние на дальнейшее развитие компании. Перед компанией открываются новые возможности, с помощью которых можно оптимизировать бизнес-процессы, улучшить качество сервиса, повысив при этом конкурентоспособность.

- Каковы в целом перспективы внедрения цифровых технологий в такой компании, как «Қазтеміртранс»? Сталкивались ли Вы с проблемами при обновлении бизнес-процессов?

Компания планирует и дальше продолжать автоматизацию и цифровизацию бизнес-процессов. Мир цифровых технологий не стоит на месте. Компания выделяет несколько ключевых направлений в развитии цифровых технологий:

• Внедрение чат-ботов. Большой объем работы, связанной с телефонными переговорами, будет передан ботам;
• Автоматизация диспетчеризации вагонного парка;
• Автоматизация управления бизнес-процессами с помощью BPM-системы.

Мы не встретили какого-либо сопротивления внутри компании. Даже наоборот, практически всем сотрудникам было очевидно, что компании необходимо совершенствоваться, чтобы успешно конкурировать на рынке и увеличивать доходы.

- Как ваши клиенты реагируют на изменения в работе «Қазтеміртранс»? Все идет гладко и становится проще или же еще есть пространство для улучшений?

В целом в "Қазтеміртрансе" произошло много изменений:

• Мы перешли от аренды к собственному оперированию вагонами;
• Начали внедрять IT-системы для удобства работников и клиентов компании;
• Перевели ремонт вагонов в модель сервисного обслуживания;
• Внедрили личный кабинет и тарифный калькулятор;
• Разработали тарифную политику, направленную на повышение эффективности за счет оптимизации порожних пробегов.

Внедрение чего-то нового редко бывает гладким, но наша компания своевременно реагирует и исправляет все ошибки. Мы намерены стать лидером в отрасли операторских услуг, и для достижения этой цели будут приниматься все усилия и возможности. Старания "Қазтеміртранса" направлены на то, чтобы клиенты всегда оставались довольными оказанными услугами и всегда могли быть уверены в нас.

- Какие задачи и целевые показатели на 2020 год стоят перед «Қазтеміртранс»? Влияет ли пандемия коронавируса и введенные в связи с ней ограничения на работу компании? Это не мешает достигать поставленных задач?

Много задач поставлено руководством ҚТЖ перед нашей компанией. Основная из них – выполнение финансовых и производственных показателей, которые утверждены на 2020 год. Первый квартал текущего года выдался сложным, в особенности из-за введения в марте режима чрезвычайного положения в стране из-за пандемии коронавируса.

В начале были сложности в организации работы компании в период карантина, но мы приложили усилия для стабилизации ситуации. Работники, не связанные с перевозкой непосредственно, были переведены на удаленный режим работы. Взаимодействие с сотрудниками и клиентами сейчас ведется через аудио- и видеоконференции. Электронный документооборот позволяет контролировать входящие и исходящие документы. На сегодня все работает в обычном режиме. Таким образом, мы не теряем переговорную динамику и не откладываем решение важных задач.

Также на ближайшее время запланирована реализация проекта "КТТ – единый оператор". Согласно его концепции, "Қазтеміртранс" уже является единым оператором МПС вагонов на территории Казахстана, что позволило нам взять под контроль работу конкурентного парка, регулировать их курсирование и ценовую политику на рынке операторских услуг. Теперь в проработке находится организация единого центра оказания услуг на стыковых приграничных станциях "Достык" и "Алтынколь".

Сейчас, в период резкого спада рынка и серьезного профицита вагонов, "Қазтеміртранс" на основе заключенных сервисных контрактов с клиентами гарантировано обеспечил объемами 60% своего парка вагонов с зафиксированными на год тарифами. Взамен клиенты получают гарантированное обеспечение вагонами в период дефицита, стабильность и высокий сервис. Оставшиеся 40% парка вагонов мы направим на облуживание разовых клиентов.

Еще больше новостей на нашем telegram-канале , подписывайся и будь в курсе!